В статье раскрываются основные идеи и видения управления временем а также некоторые рекомендации по правильному использованию рабочего времени сотрудниками.
Методы управления временем – первое, что необходимо
освоить любому сотруднику
Для руководителя среднего или высшего звена термин “тайм-менеджмент” – уже давно больше, чем просто модное словечко.
Нехватка времени – настоящий бич нашего века. С его нехваткой сталкиваются все: от мала до велика. Школьникам не хватает времени на домашнее задание, студентам – на освоение необходимых материалов за отведённый срок, работникам для выполнения всех возложенных обязанностей, а представителям бизнеса – сделать всё, что было запланировано. Почему это происходит и как с этим бороться? Некоторые исследования показывают, что около 40% рабочего времени расходуется впустую. С нерабочим же временем дело обстоит ещё плачевнее – большинство людей неэффективно тратят около 70% личного времени.
Во многом, эта ситуация обусловлена многофункциональностью наших рабочих обязанностей, сегодня практически любая должность подразумевает выполнение комплекса действий и принятие самостоятельных решений, вместо простого выполнения однообразных заданий. По мере развития компании для ее менеджеров и сотрудников становится все труднее организовать свою деятельность за отведенные 8 рабочих часов, и, часто результатами неэффективного управления своим временем становятся работа каждый день допоздна, работа по выходным, стрессовое состояние работников, понижение продуктивности, ухудшение климата в компании, появление конфликтов, текучесть персонала. Становится очевидным, что в навыках грамотного тайм-менеджмента заинтересованы как менеджмент компании, так и ее рядовые сотрудники.
Для простоты понимания предлагаю вначале рассмотреть значение термина «тайм-менеджмент». Тайм-менеджмент (англ: time-management) или управление временем предусматривает решение трех ключевых задач. Первая – грамотное планирование рабочего времени. Вторая – рациональное распределение обязанностей между сотрудниками. Третья – правильная расстановка приоритетов при выполнении заданий.
Планирование действительно является одним из главных элементов тайм-менеджмента, но далеко не единственным. Одним из самых простых и эффективных методов является простое составление списка дел и их приоритетность. Составление списка дел не составляет большого труда, однако при расстановке приоритетов зачастую возникают трудности. При расстановке приоритетов знаменитым бизнес-правилом является: «20% всех дел дают 80% результатов». Другими словами, только 1/5 часть от всех дел приносит результат. Остальные дела можно отложить или вовсе отбросить. Я бы посоветовал использовать метод сокращения списка: глядя на полный список дел, представьте, что вы можете оставить только половину из представленных дел и вычеркните то, что вы отбрасываете. Глядя на оставшиеся дела из списка, проанализируйте его и опять сократите вдвое. Таким образом, у вас останется только четверть первоначального списка, и вы можете быть уверенными, что это действительно важная четверть, которую вы должны выполнять в первую очередь.
Ещё один важный элемент тайм-менеджмента – умение выполнять неприятные дела. К разряду неприятных относятся такие дела, которые по каким-либо причинам нам неприятны или неинтересны. Естественно, что человек стремится любыми путями отложить их выполнение. Постепенно такие дела накапливаются, что требует уже гораздо больше сил и времени для их выполнения. Помните, неприятное дело не исчезнет само по себе, поэтому, чем раньше Вы его сделаете, тем больше свободного времени у Вас останется. Можно попробовать метод дробления на мелкие задачи и «вознаграждения» самого себя за выполнение каждой задачи.
